Invoice: você sabe o que é isso?

Você sabe o que é Invoice? Este é um documento de extrema importância nas transações comerciais internacionais, mas frequentemente desconhecido por muitos empreendedores e até mesmo por profissionais da contabilidade.

Também nomeado de Invoice Internacional, Proforma Invoice ou Commercial Invoice, o documento é essencial para formalizar transações, pagamentos internacionais e os trâmites na importação e exportação de bens e serviços.

A emissão da Invoice é obrigatória em diversas operações comerciais, estabelecendo uma base documental sólida para transações internacionais.

Quer saber mais e entender definitivamente o que é Invoice? Confira este artigo!

O que é Invoice?

A Invoice, ou fatura em tradução literal, é um documento essencial para transações comerciais internacionais entre empresas de diferentes países. Enquanto no Brasil chamamos de nota fiscal, no contexto internacional, o termo Invoice é empregado para formalizar as transações entre empresas em âmbito global. Funciona como um instrumento legal que registra e oficializa as compras e vendas internacionais, tanto de produtos quanto de serviços.

Mas, afinal, o que torna a Invoice indispensável? Confira a seguir:

Como funciona esse documento?

A Invoice é um documento comercial que deve ser emitido pelo vendedor ou prestador de serviço para formalizar a transação comercial realizada, detalhando informações como a descrição do produto ou serviço, quantidade, preço, termos de pagamento e outras condições pertinentes à transação. Na prática, ao exportar, deve ser observado o seguinte processo:

1. Emissão: A Invoice é emitida pelo vendedor ou prestador de serviços para formalizar a transação comercial realizada. Ela detalha informações importantes como a descrição do produto ou serviço, quantidade, preço unitário, total a pagar, termos de pagamento, datas de emissão e expiração, entre outros detalhes relevantes.
2. Importância legal e fiscal: Além de documentar a transação, a Invoice é essencial na gestão tributária, ajudando as partes a cumprir suas obrigações fiscais. É preciso que o documento seja preenchido corretamente para evitar problemas futuros durante auditorias fiscais ou inspeções aduaneiras.
3. Pagamento: O pagamento geralmente é realizado com base nas informações contidas na Invoice, por meio de transferências internacionais de fundos. É importante que as partes envolvidas estejam cientes das implicações cambiais e dos custos associados a essas transações.
4. Gestão e conformidade: Empresas especializadas como a Advanced oferecem suporte na emissão, preenchimento e gestão da Invoice, garantindo que todas as diretrizes legais e comerciais sejam seguidas corretamente, o que é essencial para o sucesso de operações comerciais internacionais.

Como emitir a Invoice?

Para emitir uma Invoice corretamente em transações comerciais internacionais, siga estas etapas básicas:

1. Preparação dos dados: Reúna todas as informações necessárias, incluindo detalhes do produto ou serviço, dados das partes envolvidas (exportador, importador, prestador de serviços), valores, datas e termos acordados.
2. Formato e template: Utilize um modelo de Invoice que esteja em conformidade com as regulamentações locais e internacionais, garantindo que todas as seções obrigatórias sejam incluídas.
3. Preenchimento correto: Preencha os campos da Invoice com informações precisas e claras. Certifique-se de incluir a descrição detalhada dos produtos ou serviços, quantidade, preço unitário, valor total, moeda utilizada, datas de emissão e vencimento, termos de pagamento e condições de entrega conforme acordado (Incoterms).
4. Idioma: Geralmente, a Invoice é redigida no idioma do país do importador e frequentemente em inglês, especialmente em transações internacionais.
5. Revisão: Revise cuidadosamente todos os detalhes antes de emitir a Invoice para garantir que não haja erros ou omissões que possam afetar a legalidade ou clareza da transação.
6. Emissão: Assine a Invoice ou forneça outra forma de confirmação conforme necessário. A emissão pode ser física ou eletrônica, dependendo das preferências e requisitos das partes envolvidas e das autoridades aduaneiras.
7. Envio: Envie a Invoice para o importador junto com outros documentos necessários para o desembaraço aduaneiro e o pagamento, conforme acordado entre as partes.
8. Arquivamento: Mantenha uma cópia da Invoice arquivada por um período adequado de acordo com as regulamentações fiscais e legais, para referência futura e auditorias.

Vale ressaltar que a emissão da Invoice é obrigatória em transações que superam US$ 50 mil, mas, mesmo em operações abaixo desse valor, é recomendável pela utilidade em comprovar a venda em casos de questionamento futuro pela fiscalização.

Como pagar a Invoice?

O pagamento da Invoice é realizado por transferência internacional, por meio de instituições autorizadas a operar câmbio, como a Advanced Corretora de Câmbio. Essa transação financeira requer atenção à taxa de câmbio vigente e pode envolver custos de transação. 

É essencial que as partes envolvidas estejam cientes das cargas tributárias em seus países, incluindo registros necessários como o Siscoserv, obrigatório para exportadores e importadores brasileiros.

Conte com a expertise da Advanced para auxiliar com a Invoice! Para garantir a correta emissão e compreensão da Invoice, é fundamental contar com o suporte de especialistas. 

Na Advanced, estamos prontos para auxiliar e oferecer orientação sobre todos os aspectos relacionados à emissão, preenchimento e gestão desse documento tão importante para as transações comerciais internacionais.

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