Se você é dono de uma empresa e quer comercializar os seus produtos para outros países, primeiramente você precisa entender profundamente o que é a nota fiscal de exportação, sua importância e como emiti-la. Neste guia detalhado, vamos mostrar um passo a passo de como fazê-la, desde a preparação dos documentos necessários até a interação com as autoridades aduaneiras e fiscais. Confira!
1. Verifique os requisitos legais
Antes de iniciar o processo de emissão, verifique os requisitos legais específicos para o seu produto e a legislação para emissão de nota fiscal de exportação do país de destino. Certifique-se de que sua empresa está devidamente habilitada para exportar e que todas as regulamentações aduaneiras e fiscais serão atendidas.
A habilitação no Siscomex (Sistema Integrado de Comércio Exterior), por exemplo, é um dos primeiros passos para qualquer empresa que deseja operar no mercado internacional.
2. Preparação da documentação necessária
Para emitir a nota fiscal de exportação, você precisará reunir diversos documentos essenciais. Dentre eles, podemos citar:
- CNPJ (Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica) da empresa exportadora, juntamente com outras informações, como razão social, inscrição estadual e municipal;
- DU-E (Declaração Única de Exportação): este documento substitui o RE (Registro de Exportação), DE (Declaração de Exportação) e DSE (Declaração Simplificada de Exportação);
- NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul): código usado pelos países-membros do Mercosul;
- CFOP (Código Fiscal de Operações e Prestações): identifica se é uma operação de entrada ou saída e a localização do comprador;
- Licenças e certificados específicos: dependendo do produto e do país de destino, outros certificados e licenças podem ser necessários.
3. Preenchimento da nota fiscal de exportação
Depois que você tiver reunido toda a documentação necessária, chega o momento de fazer o preenchimento da nota fiscal de exportação. Preenchê-la corretamente é fundamental para evitar problemas e atrasos. A seguir, destacamos os principais campos que devem ser preenchidos:
- Dados do exportador: como já adiantamos, vai ser necessário apresentar o CNPJ e outras informações completas da empresa exportadora;
- Dados do importador: as informações do comprador internacional também são necessárias, como nome e endereço;
- Descrição dos produtos: detalhes sobre os produtos, incluindo o tipo, a quantidade, marca, tamanho, peso líquido total, quantidade comercializada e unidade de medida comercializada, quantidade tributável e unidade de medida tributável.
4. Verificação das informações
Após preencher todos os campos da nota fiscal, é essencial que você verifique se todas as informações estão corretas e completas. Qualquer erro pode causar atrasos ou problemas com as autoridades fiscais e aduaneiras. Uma dica útil é comparar os dados inseridos na sua nota com um exemplo de nota fiscal de exportação e com os documentos que você reuniu.
5. Emissão da nota fiscal de exportação
Se todas as informações estiverem corretas, você pode emitir a nota fiscal de exportação. É importante, porém, ressaltar que, para ser considerada válida juridicamente, ela deve ser autenticada por meio de uma assinatura digital.
6. Entrega da nota fiscal ao transportador ou exportador
Após a emissão, a nota fiscal de exportação deve ser entregue à pessoa responsável pelo envio dos produtos. Ela cuidará dos procedimentos aduaneiros e garantirá que a mercadoria chegue ao destino final corretamente. A entrega correta e dentro dos prazos estipulados é fundamental para evitar multas e outros problemas com as autoridades.
Dicas adicionais
Além desse passo a passo sobre como emitir a nota fiscal de exportação, nós temos também algumas dicas adicionais muito úteis:
Conheça as regulamentações de exportação
Mantenha-se atualizado sobre as leis e regulamentações que afetam o seu setor e o país de destino. As mudanças nas leis de exportação podem afetar diretamente o seu processo, então é importante estar sempre informado.
Utilize softwares especializados
Softwares de gestão ajudam a automatizar e simplificar o processo de emissão de notas fiscais. Essas ferramentas oferecem funcionalidades que garantem a precisão e a conformidade com as normas legais.
Mantenha registros detalhados e atualizados
Ter um controle da documentação usada nas suas notas facilita a resolução de qualquer problema que possa surgir durante o processo de exportação. Além disso, manter registros detalhados de seus documentos é uma exigência legal que pode ser auditada pelas autoridades fiscais a qualquer momento.
Emitir uma nota fiscal de exportação pode ser um processo complexo, mas, seguindo este guia e utilizando as ferramentas e recursos disponíveis, sua empresa vai poder realizar operações de exportação com mais segurança e eficiência. Com a documentação correta e os procedimentos adequados, suas exportações ocorrerão de maneira tranquila e bem-sucedida
Para mais informações sobre o processo de exportação, fique à vontade para contatar os especialistas da Advanced Corretora. E, se quiser continuar se informando, confira nossos artigos sobre modalidades de fechamento de câmbio e Imposto de Exportação!
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