Fatura Proforma: entenda sua importância no comércio exterior

No comércio internacional, a clareza e a precisão nos detalhes das transações são fundamentais para o sucesso dos negócios e a fatura proforma tem um papel importante nesse contexto. Ela funciona como um documento preliminar que oficializa a negociação entre exportador e importador.

Neste artigo, vamos falar dos aspectos mais básicos, como o que é a fatura proforma e suas vantagens, aos mais complexos, como emissão e personalização desse documento. Conheça melhor a fatura proforma e entenda como ela pode facilitar as transações internacionais ao evitar surpresas desagradáveis.

Definição de fatura proforma

A fatura proforma, como já dissemos, é um documento preliminar comum em negociações de comércio exterior que é enviado por um vendedor a um comprador antes da entrega dos bens ou serviços. Esta fatura detalha os itens ou serviços a serem fornecidos, juntamente com os seus preços unitários, preço total, pesos, dimensões e outros detalhes relevantes.

Esse documento, apesar de não ter valor legal, contábil ou fiscal, é muito útil, pois garante que as partes envolvidas estejam alinhadas quanto aos custos, termos de entrega e outros detalhes da transação. Ele é frequentemente usado para ajudar o comprador a obter autorização de importação ou a organizar financiamento. 

Essencialmente, a fatura proforma é como uma cotação e é usada para informar o comprador sobre informações essenciais da transação. Depois que ele confirmar os dados, o vendedor pode, então, emitir a fatura comercial para que o negócio prossiga.

Diferença entre fatura proforma e fatura comercial

Embora a fatura proforma e a fatura comercial possam parecer semelhantes, elas têm funções distintas. A fatura comercial é um documento com valor legal e exigido pela Receita Federal, emitido também pelo vendedor ao comprador, mas já no final da negociação, para que seja feito o pagamento pelos bens ou serviços fornecidos.

A fatura proforma, por sua vez, é uma estimativa ou cotação que precede a fatura comercial, fazendo parte ainda do início da negociação. Ela é usada para cotar preços para um cliente potencial, ajudando-o a decidir se deseja prosseguir com a compra, enquanto a fatura comercial é emitida após a aceitação da fatura proforma, formalizando a transação e exigindo pagamento.

Quando usar a fatura proforma?

A fatura proforma pode ser usada em algumas situações, como na cotação de preços para um comprador interessado, fazendo estimativa de custo antes da confirmação do pedido. Ela também pode ser útil para que o cliente obtenha a licença de importação ou ainda para que ele possa conseguir um empréstimo comercial ou uma carta de crédito em bancos e instituições financeiras.

Ao emitir uma fatura proforma para exportação de produtos, o vendedor ajuda o comprador a entender os custos totais envolvidos na transação, incluindo frete, seguros, impostos, taxa de câmbio, dentre outros. Isso é fundamental para evitar desentendimentos e surpresas negativas mais para a frente, garantindo que ambas as partes estejam alinhadas quanto às expectativas financeiras.

Vantagens do uso da fatura proforma

A utilização de faturas proforma oferece várias vantagens. Dentre as principais, podemos citar:

• Mais clareza e transparência: a fatura proforma ajuda a estabelecer expectativas claras entre comprador e vendedor sobre os custos e os termos da transação.
• Facilitação de transações internacionais: o documento simplifica o processo de importação e exportação ao fornecer informações detalhadas que podem ser exigidas para cumprir os regulamentos alfandegários.
• Melhor planejamento financeiro: a fatura proforma permite que os compradores planejem os seus gastos e se organizem financeiramente com antecedência para fechar o negócio.

Precauções ao usar faturas proforma

Embora as faturas proforma sejam ferramentas úteis no comércio internacional, é importante estar atento ao fazer uso delas. O ponto mais importante é que esse não é um documento legalmente válido, pois não se trata de uma demanda de pagamento, o que pode levar à confusão sobre a transação caso as pessoas envolvidas não estejam familiarizadas com esse procedimento.

Outra questão é a variação nos custos finais, já que os custos estimados em uma fatura proforma podem mudar, resultando em discrepâncias entre a cotação inicial e a fatura final. Isso deve estar claro entre as partes para que não ocorra nenhum tipo de confusão posteriormente. Por fim, é necessário garantir que a fatura proforma esteja em conformidade com os regulamentos de exportação e importação de ambos os países envolvidos na transação.

Como emitir fatura proforma?

Emitir esse documento é um processo relativamente simples, pois não existem modelos de fatura proforma oficiais ou uma lista de dados que sejam obrigatórios, já que não se trata de um documento que tem validade legal. Porém, é necessário ter atenção aos detalhes para garantir que todas as principais informações estejam incluídas nele. A seguir, apresentamos um passo a passo para ajudá-lo a emitir uma fatura proforma de maneira eficaz:

1. Inclua as informações do vendedor e do comprador, com nome e endereço completos e formas de contato (telefone e e-mail).
2. Apresente a data de emissão e número da fatura proforma, assim fica mais fácil organizar e rastrear seus documentos.
3. Descreva os produtos ou serviços detalhadamente, incluindo nome do produto ou serviço, quantidade, preço unitário, valor total e código do produto (se aplicável).
4. Especifique os termos de venda e entrega, como Incoterms, condições de pagamento (à vista, a prazo, etc), forma de entrega (aéreo, marítimo, terrestre…) e data estimada de entrega.
5. Coloque também os locais de embarque e desembarque dos produtos, assim como o tipo de embalagem e a quantidade de volumes que serão despachados.
6. Acrescente os custos adicionais que possam ser aplicáveis, como frete, seguro, taxas alfandegárias e impostos.
7. Insira as informações bancárias caso a fatura proforma seja usada para obter pagamento antecipado ou para facilitar um financiamento. Os dados essenciais são o nome do banco, número da conta bancária e código SWIFT/BIC.
8. Adicione quaisquer declarações e ou observações relevantes que possam ajudar a esclarecer os termos da transação, como validade da fatura proforma, garantias ou condições especiais e declarações de conformidade com regulamentos locais ou internacionais.
9. Por fim, antes de enviar o documento ao comprador, revise as informações e verifique se todos os detalhes estão corretos, se a fatura atende aos requisitos do comprador e aos regulamentos internacionais.
   

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